چگونه اسلایدهای ارائه را حاضر کنیم ؟

چگونه اسلایدهای ارائه را حاضر کنیم ؟

مقدمه
در قرون و اعصار جدید(!) ارائه دادنِ یک موضوع تقریباً به معنیِ آماده کردنِ تعدادی اسلاید با برنامه‌ای مانند Microsoft Power Point یا برنامه‌های مشابهِ آن است. به همین دلیل در این بخش به بررسی نکاتیِ که در هنگام آماده کردنِ اسلایدها باید مدنظر قرار گرفته‌شوند می‌پردازیم.

در هنگامِ ارائه، ابزارهایِ مختلفی در اختیار داریم که در واقع «اسباب‌بازی» هستند! این اسباب بازی‌ها در ارائه خیلی مفید هستند، به شرطی که باعث نشوند کنترل از دستِ ارائه‌کننده خارج شود. این ابزارها (اسباب‌بازی‌ها) چیزهای مختلفی هستند؛ چیزهای مانند شکل، نمودار، و در حالتِ کلی اسلایدها، یادداشت‌هایی که از سخنرانی به حاضران در جلسه داده‌می‌شود و … . ارائه کنندگانِ زبده طریقه‌ی استفاده‌ از اسباب‌بازی‌هایشان را خوب می‌دانند.

ارائه باید خیلی روان باشد. این را می‌توان با نظرخواهی از حاضرین جلسه فهمید. با یک نظرخواهیِ خوب، می‌توان ضعف‌های یک ارائه‌دهنده را در مهارت‌های اصلیِ ارائه‌دادن خیلی زود مشخص کرد. این روزها، شنوندگانِ سخنرانی‌ها خیلی پیچیده‌تر از قبل شده‌اند! با مرور زمان آنها همینطور بیشتر و بیشتر از ارائه‌دهندگان انتظار دارند، تازه می‌خواهند از ارائه‌دهنده چیزهایی هم یاد بگیرند. اگر مطلب زیاد باشد کسل می‌شوند و اگر تفریح زیاد باشد این سؤال برایشان پیش می‌آید که چیز به درد بخوری یادگرفته‌اند یا نه.

سؤالِ مهمی که پاسخ دادن به آن برایمان مهم است این است که «مخاطبین چه چیزی از ما می‌خواهند؟». روشِ ارائه‌ی ما باید به مخاطبینِ جلسه و مطلبی که می‌خواهیم به آنها بگوییم بستگی داشته‌باشد. می‌خواهیم ارائه‌ی داشته باشیم که رویِ آنها اثرگذار باشد. به همین خاطر باید سه سؤال را در ذهنمان داشته‌باشیم: حاضرین چه می‌بینند؟ چه می‌شنوند؟ چه احساسی پیدا می‌کنند؟

ساختار
خاصیت مهم ارائه‌ی شفاهی اینه که وقتی یه جمله‌ای رو می‌گین، شنونده دیگه نمی‌تونه دوباره اون جمله رو بشنوه. در صورتیکه موقعِ خوندن، اگه یه جمله‌ای رو متوجه نشیم، می‌تونیم برگردیم و دوباره بخونیمش. وقتی دارین صحبت می‌کنین شنونده باید بتونه منظور شما رو متوجه بشه و ضمناً باید بتونه کلام شما رو دنبال کنه. چون اگه وسط حرف‌های شما به فکر فرو بره از بقیه صحبت جا می‌مونه. به همین دلیل، برای اینکه به مخاطبینتون کمک کنین که ارائه‌تون رو دنبال کنن، باید طوری ساختار ارائه رو انتخاب کنید که مخاطب بتونه خیلی راحت دنبالش کنه.

به همین دلیل پیشنهاد می‌شه این چیزا رو بگین:
معرفی (به مخاطبینتون بگین که در طول ارائه قصد دارین چه مطالبی رو بگین)
بدنه‌ی اصلی (مطالبتون رو بگین)
نتیجه گیری(به مخاطبینتون بگین بهشون چی گفتین!
این تکرار تعمدی باعث می‌شه که مخاطبینتون راحت‌تر بتونن صحبتتون رو دنبال کنن و ضمناً بتونن راحت‌تر نکاتِ مهم رو به خاطر بسپرن.

ساختارِ یک ارائه به شدت به نوعِ آن، و همچنین موضوعِ آن مربوط است. یک ارائه‌ی خوب ممکن است ساختاری مانند این داشته‌باشد:
۱. یک شروع که با جلبِ توجه همراه باشد
۲. مرور کوتاهی در موردِ موضوع
۳. مطرح کردنِ صورت مسأله، یا به عبارتِ دیگر مشکلی که وجود دارد، و نیاز به برطرف کردن آن است.
۴. توضیح اینکه راهِ حل شما چگونه این مشکل را برطرف می‌کند و چه مزیت‌هایی دارد.
۵. شرح اینکه چگونه می‌توان این راهِ حل را پیاده کرد. به عبارت دیگر قدم‌های پیاده‌سازی را بگویید.
۶. خلاصه‌ و نتیجه‌گیری

خوب است شما هر تغییری که لازم می‌دانید در این ساختار بدهید.
یک نکته‌ی خیلی مهم این است که قبل از ساختنِ اسلایدهای ارائه، برایِ دانستن اینکه مخاطبینتان به چه اطلاعاتی احتیاج دارند باید درباره‌ی آنها تحقیق کنید. یکی از اصولِ یک ارائه‌ی خوب این است که قبل از ارائه هر چه می‌توانید درباره‌ی مخاطبینتان اطلاعات به دست آورید. در حالتی که امکانِ این کار (از مدتی قبل از ارائه) وجود نداشته باشد، خوب است قبل از شروعِ ارائه صحبتی با مخاطبین داشته باشید که در همان زمان تا جایی که می‌توانید درباره‌ی مخاطبینتان اطلاعات به دست بیاورید.

با سازماندهی اسلایدهای ارائه به صورتی شبیهِ آنچه بیان شد، می‌توانید مطمئن باشید که ارائه‌تان دارای یک روند منطقی است، به طوری که مخاطبین به راحتی می‌توانند آن را دنبال کنند. در ضمن، مطالب هر بخش باید ساده و سازماندهی شده باشند. بهترین راه برای جمع‌آوری اطلاعات و آماده کردن اسلایدها در power point استفاده از outline pane است. در قسمتِ outline pane می‌توانید اسلایدهای ارائه‌تان را آماده کنید بدونِ اینکه لازم باشد درباره‌ی ظاهر آن فکر کنید. با تمرکز روی متنِ اسلایدها در حالت outline، می‌توانید به راحتی ایده‌هاتان را جمع‌آوری کنید، روالِ کلیِ ارائه را در نظر بگیرید، و مطالب مختلف را جابه‌جا کنید تا روال منطقی‌تر شود. فراموش نکنید که مثال‌های لازم را در اسلایدهایتان بگنجانید. وقتی این کارها را انجام دادید، نه تنها یک روالِ منطقی خوب برایِ ارائه‌تان آماده‌کرده‌اید، بلکه powerpoint ارائه‌تان را آماده کرده‌است- اسلاید به اسلاید!

انتخاب نکات و عناوین
ارائه معمولاً برای این است که تلاش‌هایی را که انجام داده‌اید به مخاطبین‌تان انتقال دهید. اینکه در ارائه، کمی از تاریخچه و کارهای دیگران بگویید خیلی خوب است، ولی این نکته را فراموش نکنید که این ارائه برای نشان دادن کارهای خودتان است. پس حجم زیادی از وقتِ ارائه را به توضیح کار خودتان اختصاص دهید.

از سویِ دیگر جزئیاتِ خیلی زیاد، یا محاسباتِ پیچیده، ممکن است شنوندگان را شدیداً کسل کند. با توجه به میزانِ معلومات مخاطبینتان، طوری کارتان را توضیح دهید که هر کسی شهودی از کلیت کار پیدا کند. لازم نیست جزئیاتِ دقیق و کاملِ کارتان را بگویید. فقط روالِ منطقی و کلی کار کافیست. رویِ خاصیت‌ها، قابلیت‌ها و برتری‌های کارتان بر دیگر کارهای مشابه مانور کنید. کافیست جزئیات را در حدی توضیح دهید که شنوندگان علاقه‌مند شوند تا درباره‌ی آن مطالعه کنند، نه اینکه همه‌ی مطالبِ مربوطه را خودتان به آنها گفته‌بگویید! از فرمول‌ها و روابط بسیار پیچیده به عنوان دهان‌پرکن(!) می‌توانید استفاده کنید، ولی وقتِ زیادی برایِ آن تلف نکنید! در این حد که مثلاً: «برای به دست آوردنِ ضرایب قسمت قبل از این رابطه استفاده کردیم» و بعد از فقط چند ثانیه سکوت اسلاید را عوض کنید!

قانونی با عنوانِ قانونِ بیست – هشتاد وجود دارد که چنین می‌گوید: «۲۰٪ مطالب ۸۰٪ اهمیت دارند و ۸۰٪ باقی‌مانده فقط ۲۰٪ اهمیت دارند.» چون معمولا زمانِ ارائه محدود است، و شما باید مثلاً نتایج یک کار ۵۰۰ ساعته را در ۲۰ دقیقه ارائه کنید، لازم است فقط به همان ۲۰٪ مهم مطالب بپردازید.

درهنگامِ ارائه، همیشه نکاتی از کارتان را نگفته باقی بگذارید. این نکات لازم نکات بزرگی باشند، کافیست مثلاً چند نکته‌ی کوچکِ پیاده‌سازی را برای خود نگه‌دارید. این باعث می‌شود مطمئن باشید کسی کارتان را نمی‌دزدد!
متنِ نوشته‌شده در اسلایدها به هیچ وجه نباید تمام گفته‌های شما در هنگام ارائه را در بر بگیرد. این نوشته‌ها برای آن است که اولاً چیزهایی را که می‌خواهید هنگام ارائه بگویید فراموش نکنید. ثانیاً مخاطبین بتوانند روالِ منطقی را دنبال کنند.

انتخاب عناوین:
عناوینی که برای ارائه‌ی خود، و همچنین قسمت‌های مختلفِ آن انتخاب می‌کنید اهمیت بالایی در اولین اثری که روی مخاطبین می‌گذارند، دارند. در واقع قبل از ارائه، مهم‌ترین عامل قضاوت دیگران درباره‌ی کار شما عنوانِ کارتان است. بنابراین در هنگام انتخاب این عنوان باید نکات مختلفی را رعایت کنید. عنوان باید:
دقیق و کوتاه و گویا باشد. (حداکثر ۱۰ الی ۱۲ کلمه)
نکاتِ اصلی کارتان را ذکر کند.
کلماتِ کلیدیِ کارتان را شامل شود.
تفاوتِ کار شما را با بقیه‌ی کارهای مشابه نشان دهد.
تا حد ممکن جذاب باشد.

طراحی
سؤالِ اصلی اینه: می‌خواین بیننده اول چه چیزی رو ببینه؟
فکرشو بکن… نشستی پشت کامپیوتر، از صبح مشغولِ سر هم کردن اسلایدهای یه ارائه بودی. کلافه‌ای. نه به خاطر پروژه. نه به خاطر اطلاعاتی که لازم داری. از این شاکی هستی که اسلایدهای این ارائه‌ت شده مثل ارائه‌های قبلیت، و ارائه‌ی قبل‌ترت، و قبلیش و قبلیش… !
خوب حالا باید چه کار کنیم؟ اگه آموزش کافی در زمینه‌ی طراحی ندیده باشیم – که قاعدتا ندیدیم! – کارِ سختیه که بگیم چی رو باید کجا گذاشت تا اون پیغامی رو که می‌خوایم خوب و بدونِ‌ کم و کاست منتقل کنه. خوب البته هیچ‌کس در یک چشم به هم زدن گرافیست نمی‌شه(!) ولی دونستن چندتا اصل مهم می‌تونه کاری کنه که همون اسلایدهای مرده و بی‌روح به یک ارائه‌ی شاداب و پویا تبدیل بشه.
نکته‌ی اساسی یک طراحی خوب، سلسله مراتبِ چیزهایی است که حاضرین جلسه در اسلایدها می‌بینن. به عبارت دیگه رده‌بندی کردن مطالبِ یه اسلاید بر اساس اهمیتشون خیلی مهمه. این همون نکته‌ی اساسیه که فقط یه جور می‌شه بهش رسید: هی از خودتون بپرسین «می‌خوام بیننده اول چه چیزی رو ببینه؟».
قاعدتاً این نکته رو در نظر می‌گیرین که اولین چیزی که بیننده بهش توجه می‌کنه عنوانِ یک اسلایده. اما بقیه‌ی مطالبِ توی اسلاید چی؟ به همه‌شون به یه اندازه وزن دادین؟ مگه اهمیت همه‌شون یک اندازه‌ست؟ معلومه که نیست! به همین خاطره که باید یه روشی در پیش بگیرید که مطالب مختلف رو (توی یک اسلاید) بر اساس اهمیتشون از هم جدا کنین.
روشی که می‌شه باهاش این کار رو انجام داد ایجاد کردن تفاوته. تفاوت‌های فاحش. (تفاوت‌های کوچیک به جای اینکه کمک کنن، معمولا باعث سردرگمی و کلافه کردنِ بیننده می‌شه) برای تفاوت ایجاد کردن راه‌های مختلفی وجود داره: گروه بندی و فاصله دادن، اندازه‌ی نوشته‌ها و شیوه‌ی اونها (bold یا italic یا …) رنگ و … .
نکته‌ی خیلی مهمی که موقع درست کردنِ اینجور چیزا وجود داره اینه که سادگی رو فراموش نکنین. هر چی بیشتر سادگی رو مدنظر قرار بدین، اسلایدهاتون خواناتر می‌شن. برای اینکه این مطلب رو بهتر متوجه بشین به این نکته توجه کنین: وقتی می‌خواین یه آهنگ ملایم و لطیف بشنوین، اگه ولوم ضبط رو تا آخرِ آخر زیاد کنین، به جایِ آهنگ سر و صدا و خش و خش و پارازیت می‌شنوین! موقعِ بزک کردنِ اسلاید هم نباید زیاده‌روی کرد.

خوب حالا شروع کنیم…
اول از همه تمام نکته‌ها رو به ترتیب اهمیت مرتب کنین و تصمیم بگیرین که کدوم‌ها رو می‌خواین در اسلایدهاتون بگنجونین. این نکته رو به خاطر داشته باشین: فضای خالی روی اسلاید دوستِ شماست! سعی نکنین زورکی پُرش کنین! بعد نکته‌ها رو دسته بندی کنین. دسته‌بندی رو می‌تونین با bullet یا شماره‌گذاری، یا جدول، یا … نشون بدین. جدا بودنِ دو دسته‌ی مختلف رو می‌شه با فاصله، یا کادر نشون داد. در یک دسته قرار دادن چندتا مطلب به بیننده ربطِ معنایی و منطقی بین اون مطالب رو نشون می‌ده. جدا کردن دسته‌ها هم تفاوت بین چندتا مطلب رو نشون می‌ده.

خوب… حالا وقتشه که یه کاری کنیم بعضی چیزا با بقیه فرق داشته باشن!
اولین ابزاری که برای این کار داریم اندازه‌ی متنه. البته شما ممکن باشه ترجیج بدین این ابزار رو بذارین واسه‌ی آخر کار. آخه با چندتا ترفندِ جالبِ دیگه هم می‌شه به اندازه‌ی کافی تفاوت ایجاد کرد. این نکته رو هم به خاطر داشته باشین: هیچ وقت نباید بیشتر از سه‌تا اندازه‌ی مختلف برای متنِ کل اسلایدهاتون داشته باشین. چون بیننده سردرگم می‌شه.
ابزار بعدی شیوه‌ی نوشتنِ متنه. خوب… bold نوشتنِ متن یه راهه. راه‌های دیگه‌ای هم وجود داره مثلِ: italic کردن، یا استفاده از یه قلم دیگه. ولی اینا همه‌شون تقریبا یه کار رو می‌کنن!

با رنگ هم خیلی خوب می‌شه تفاوت‌ها رو نشون داد. اون بخشی که رنگش با بقیه فرق می‌کنه، می‌خواد یه کلمه، یه عبارت، یه خط، یا حتی یه بخش باشه، خیلی خوب تفاوت رو نشون می‌ده. ولی وقتی رنگِ یه قسمتی رو عوض می‌کنین باید حسابی حواستون رو جمع کنین. اینو هم در نظر داشته باشین که بوضوح اگه زیاد این کار رو بکنین اصلاً خوب نیست. ضمناً رنگ‌ها رو یه جوری انتخاب کنین که به اندازه‌ی کافی با هم فرق داشته باشن.

راهِ دیگه‌ای که خیلی خوب می‌شه باهاش تفاوت‌ها رو نشون داد اغراق کردنه. اغراق کردن در اندازه‌ی متن، در رنگ، در کادر بندی و … . مثلاً وقتی اندازه‌ی عادی بزرگترین متن‌هاتون ۳۲ئه، یه کلمه رو با اندازه‌ی ۴۸ بنویسین! یا وسط یه متنِ کاملا سیاه و سفید یه کلمه رو بزرگ و قرمز بنویسین.

رویِ یه چیز اغراق کنین؛ نه رویِ همه چی!
وقتی همه‌ی این کارا رو انجام دادین، شاید دلتون بخواد روی چندتاشون اغراق کنین. اغراق کردن کمک می‌کنه که یه مطلب رو به عنوانِ مطلبِ اصلی معرفی کنین و نشون بدین که اون مطلب براتون خیلی مهمه. نکته‌ی خیلی مهم اینه که باید حساب شده و انتخابی کار کنین.

مهمترین نکته اینه که اسلایدها باید جالب و مجذوب‌کننده باشن. اصلاً کی گفته که همیشه باید عنوان بالای اسلاید باشه؟ هر جوری دلتون می‌خواد مطالب رو بچینین. اگه دسته بندی و تأکید کافی روی مطالب باشه، بیننده خودش مهمترین مطلب رو اول می‌بینه! ولی یه نکته‌ای رو مد نظر داشته باشین. اینکه وقتی یه طراحی رو در پیش گرفتین، در تمام اسلایدهایِ ارائه‌تون همون طراحی رو استفاده کنین!

در نظر گرفتن و عمل کردن به این نکات (رده بندی مطالب، ایجاد تفاوت، دسته‌بندی مطالب مربوط و جدا کردن مطالب نامربوط از هم، تغییر رنگ، شیوه‌ی متن، و اغراق کردن) شما رو یه گرافیست و طراح حرفه‌ای نمی‌کنه. ولی یه کاری می‌کنه که ارائه‌تون جالب‌تر بشه

نکاتِ هنری
فرض کنید روی اسلایدهای یک ارائه‌ی خیلی مهم کار می‌کنید. تمامِ کارهای لازم را انجام داده‌اید. اطلاعاتِ لازم را جمع‌آوری و دسته‌بندی کرده‌اید. عکس‌ها و نمودارها را در جای خودشان قرار داده‌اید. همه‌چیز سر جای خودش است. اما اسلایدها بی‌رنگ و رو هستند- به نوعی مرده!

تصمیم می‌گیرید: اسلایدها به رنگ احتیاج دارند. رنگ باعث می‌شود که اطلاعات به چشم بیایند. این رنگ است که اطلاعات شما را به خوبی

نشان می‌دهد. این رنگ است که باعث می‌شود مخاطبین ارائه به شما توجه کنند – چه بخواهند، چه نخواهند!
به اسلایدها رنگ اضافه‌ می‌کنید. قرمز، سبز، و بعضی جاها آبی. و البته نارنجی! همیشه از نارنجی خوشتان می‌آمده‌است. پس از پایانِ کارتان اسلایدهای ارائه شبیهِ سیرک می‌شوند!! به جای اینکه روی مطالب مورد نظر شما تأکید کند، باعثِ گیج‌شدن مخاطبین می‌شود.

کجای کار خراب است؟!
بیشتر مردم – یا حداقل آنهایی که پیش زمینه‌ای درباره‌ی هنر ندارند – نمی‌دانند که بیشتر از خودِ رنگ‌ها رابطه‌ی بینِ آنها مهم است. بعضی از رنگ‌ها به هم می‌آیند، و بعضی اینطور نیستند. نکته‌ی مهم به دست آوردنِ رابطه‌ی مناسب بین رنگ‌هاست.

رنگ هیچ‌گاه به تنهایی مورد قضاوت قرار نمی‌گیرد. بلکه همیشه محیط هم در آن اثر دارد. رنگ‌ها از رنگ‌های اطرافشان اثر می‌پذیرند. مثلاً اگر یک توپ زرد را در اتاقِ بچه قرار دهید، کاملاً با محیط در تناسب خواهد بود. اما اگر همان توپ را در اتاق هیئت مدیره قرار دهید، شما یک… یک… یک اتاقِ هیئت مدیره با یک توپ زرد خواهید داشت!

خوب. حال چگونه بفهمیم کدام رنگ‌ها به هم می‌آیند؟ چگونه رنگ‌های مناسب را انتخاب کنیم که مطلب را به خوبی منتقل کند؟ چگونه‌ رابطه‌ی مناسب بین رنگ‌های انتخابی بوجود بیاوریم؟ راهِ حل خیلی ساده‌است. پنجره را باز کنید و نگاهی به بیرون بیندازید!

وقتی می‌خواهید مجموعه‌ی رنگ مورد نظر برای اسلایدهایتان را انتخاب کنید، به رنگ‌هایی که در طبیعت در کنار هم می‌آیند فکر کنید. رنگ‌های کناره‌ی ساحل در تابستان: ترکیب آبی دریا و سبزی درختانِ انبوه کنار ساحل، شن‌های ساحل و آبیِ آسمان… . یا رنگ‌های دشت در اول زمستان: زرد کم رنگ و طلایی، سبز ملایم زمین و خاکستریِ آسمان… . این رنگ‌ها کاملاً با هم تناسب دارند. این رنگ‌ها با هم یک احساس را منتقل می‌کنند. به عبارتِ دیگر این رنگ‌ها به هم می‌آیند!
هنگامی که رنگ‌های مورد نظر را انتخاب می‌کنید باید هدف داشته‌باشید. سلیقه‌ی شخصی نباید مبنای انتخاب رنگ‌ها باشد. «من این رنگ‌ها را دوست دارم» معیار کافی‌ای برای انتخاب مجموعه‌ی رنگ‌ها نیست. باید برای این کار برنامه‌ای داشته‌باشید.

رنگ‌ها نوعی احساس دما را منتقل می‌کنند. رنگ‌هایی مانند قرمز و نارنجی رنگ‌های گرم هستند و رنگ‌هایی مانند آبی و سبز رنگ‌های سرد هستند. اول از همه تصمیم بگیرید که می‌خواهید از رنگ‌های سرد استفاده‌کنید یا از رنگ‌های گرم. برای انتخاب مجموعه‌ی رنگ‌ها یک یا دو رنگ اصلی انتخاب کنید. بقیه‌ی رنگ‌ها با تیره یا روشن کردنِ این رنگ‌ها بدست می‌آیند.
مهمترین قاعده در هنگام انتخاب رنگ‌ها این است که مجموعه‌ی رنگ‌ها را ساده نگهدارید. در ضمن، هیچ گاه این نکته را فراموش نکنید که رنگ‌های انتخابی‌تان، مخصوصاً رنگ متن با رنگ زمینه به حد خوبی تفاوت داشته باشند تا خوانایی اسلایدها از بین نرود.

فراموش نکنید: فقط یک یا دو رنگ را به عنوان رنگ اصلی در نظر بگیرید. همین اصل‌های ساده کمک می‌کند که اسلایدهای ارائه‌ی شما اثربخش و خوانا شوند.

استفاده از عکس برای پشت‌زمینه کار خوبی‌است، به شرطی که از خوانایی متن نکاهد و حواسِ مخاطبین را منحرف نکند.
متحرک‌کردن متن و اشکال در اسلایدها، و استفاده از رنگ و پشت زمینه به شدت به زیبایی اسلایدها می‌افزاید و به نوعی وسوسه کننده‌است، اما باید به این نکته دقت کنید که این زیبایی از کارآیی اسلایدهایتان نکاهد!

مطالب مرتبط:

چگونه یک ارائه خوب داشته باشیم ؟